Veel organisaties en verenigingen werken met vrijwilligers. Denk maar aan sport-, natuur- en jeugdverenigingen, ngo’s, vzw’s, vrijetijdsbewegingen, ouderraden, scholen, … Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde. Ze helpen bij het organiseren van evenementen, nemen de administratie op zich, doen fundraisingacties en noem-maar-op.
Toch kan het soms ook botsen binnen een groep vrijwilligers. Ook al hebben ze vaak een gemeenschappelijk doel, bepaalde situaties kunnen zorgen voor spanningen of een verlammende sfeer. Dit maakt het moeilijk om écht te kunnen samenwerken en kan er zelfs toe leiden dat vrijwilligers hun engagement stopzetten
In dit artikel ontdek je enkele mogelijke oorzaken van een stroeve samenwerking en ideeën om hiermee aan de slag te gaan.
1. Uiteenlopende subdoelen
Dat een groep de optelsom is van zijn individuen, is voor vrijwilligers ook van toepassing. Vaak hebben ze wel een gemeenschappelijk doel, maar vertaalt ieder dit voor zich naar eigen subdoelen die ze belangrijk vinden.
Stel je bv. een groep ouders voor die zich verenigt om zinvolle vrijetijdsbestedingen te creëren voor jongeren uit de buurt. Elk jaar organiseren ze een zomeruitstap, maandelijkse weekendwerking, speelstraten, …
Met z’n allen zijn ze het eens over het gemeenschappelijk doel: goed doen voor de kinderen uit de buurt. Maar wat betekent dit nu concreet? Hoe kunnen ze dit vertalen naar acties? Deze voorbeelden tonen aan hoe uiteenlopend verschillende mensen dit kunnen invullen:
- Voor sommigen is het belangrijk om álle mensen uit de buurt samen te brengen, want als de ouders zich verbonden voelen, dan is dat goed voor de kinderen.
- Anderen willen dan weer vooral activiteiten organiseren die voldoende middelen genereren, want als we spelmateriaal kunnen voorzien, dan is dat goed voor de kinderen.
- Nog anderen zetten in op het imago van de buurt, want als de buurt een goede naam krijgt, dan is dat goed voor de kinderen.
Kortom, vaak maakt elke vrijwilliger een persoonlijke vertaalslag van het gemeenschappelijk doel en legt ieder zijn of haar eigen klemtonen. Doordat hier niet open over wordt gecommuniceerd, kan dit leiden tot spanningen.
2. Andere behoeften op de voorgrond
Mensen worden (bewust of onbewust) vrijwilliger vanuit bepaalde behoeften: verbinding met anderen, plezier beleven, iets bijdragen aan de samenleving, creatief zijn, leren en ontwikkelen, verantwoordelijkheid nemen, gehoord en gezien worden, respect winnen, vrijheid ervaren, zingeving en nog veel meer.
Behoeften zijn universeel. Iedereen heeft er dus nood aan. Toch kunnen bepaalde behoeften op een zeker ogenblik meer of minder op de voorgrond komen te staan.
Stel: bovenstaande oudervereniging komt op het idee om een rommelmarkt te organiseren. De behoeften die voor iedere vrijwilliger op dat ogenblik op de voorgrond staan, zullen ook doorsijpelen in de organisatie van het evenement:
- Voor persoon A is vooral verbinding en ontspanning belangrijk. Hij wil ervoor zorgen dat mensen uit de buurt mekaar kunnen leren kennen en sociale contacten creëren. Voor hem moet de rommelmarkt dus vooral leuk zijn en mensen samenbrengen.
- Persoon B vindt het dan weer belangrijk om de rommelmarkt ieder jaar groter te laten worden vanuit de behoefte aan groei en verandering. Zij wil vooral zoveel mogelijk volk kunnen lokken, zowel binnen als buiten de buurt. Hoe meer volk, hoe meer opbrengsten en hoe meer nieuwe dingen kunnen worden georganiseerd.
- Persoon C legt de klemtoon op samenwerking en betrokkenheid. Hij wil dat álle bewoners uit de buurt betrokken raken en aanwezig zijn. Door zoveel mogelijk mensen te betrekken, krijgen ze de neuzen in de buurt misschien wel in dezelfde richting. En wie weet vinden ze zo zelfs wat extra vrijwilligers.
Vaak worden deze onderliggende behoeften en waarden niet uitgesproken, wat kan leiden tot miscommunicatie, wrevel en zelfs mensen die niet meer willen samenwerken met elkaar.
Samenwerking bekeken vanuit Verbindende Communicatie
Wil je de samenwerking binnen een groep vrijwilligers versterken, dan kunnen de principes van Verbindende Communicatie hierbij een goede uitvalsbasis zijn. Deze manier van communiceren brengt communicatieprocessen op gang waarmee échte verbinding ontstaat. Dit maakt het mogelijk om met verschillen in visies en persoonlijkheid om te gaan, en verlaagt de drempel om aan te geven wat je dwarszit.
Bekijken we bovenstaande moeilijkheden, dan kunnen volgende zaken helpen:
1. Van extern naar intern
In de manier waarop we praten en denken over een situatie, zijn we vaak geneigd dit te doen vanuit de ander. Stel je bv. voor dat bovenstaande rommelmarkt wordt georganiseerd door Els, één van de vrijwilligers, maar dat je vindt dat dit op een erg chaotische manier gebeurt. Je voelt volgende gedachte opkomen: “Els is slordig en doet lastig.”
Dat deze gedachte opkomt, is normaal. Zo is het ons vaak aangeleerd. Toch is het zinvol dit te verleggen van extern naar intern. Stel je daarvoor volgende vraag: “wat maakt dat ik lastig word?”
Door deze vraag te beantwoorden, leg je je eigen behoeften bloot en kan je er veel constructiever over communiceren. In plaats van te zeggen “Els is slordig en doet lastig” wordt het dan bv. “ik heb nood aan structuur.”
2. Verken je eigen behoeften
Om je eigen behoeften te verkennen, kan je jezelf volgende vraag stellen: “waarom ben ik dit vrijwilligerswerk beginnen doen?” Of: “welke behoeften vervul ik daarmee?”
Heb je zicht op je eigen – onderliggende – behoeften, dan kan je nagaan of deze op dit moment ook voldoende vervuld zijn of je ze misschien op een betere manier kan invullen. Misschien ben je gestart als vrijwilliger om meer in contact te komen met nieuwe mensen en merk je nu dat je engagement zo gegroeid is dat je vooral opdrachten uitvoert in je eentje of met hetzelfde kleine groepje mensen. Dit hoeft op korte termijn geen probleem te zijn omdat de behoefte ‘een bijdrage leveren’ wel voldoende vervuld is, maar op langere termijn kan het gebrek aan nieuwe sociale contacten wel beginnen knagen.
Verkennen waarom je gestart bent met dit vrijwilligerswerk en wat daar voor jou belangrijk in is, kan jezelf meer duidelijkheid geven.
3. Maak als groep de doelen expliciet
Zoals gezegd: vaak heeft een groep vrijwilligers wel een gemeenschappelijk doel, maar legt ieder voor zich andere klemtonen. Dit kan je aanpakken door de doelen openlijk te bespreken.
Maak niet alleen het gemeenschappelijk doel expliciet, maar lijst ook samen op wat dit nu concreet betekent en wat je als groep effectief wil doen. Stel jezelf hierbij af en toe de vraag: “wat maakt dat ik en de anderen hier zijn?”
Door dit te bespreken ontstaat er een breder begrip, kan je aandacht hebben voor de (sub)doelen van alle groepsleden en zal je beter kunnen samenwerken.